ARTIKEL 1: ALGEMEEN

1.1 DELA respecteert uw privacy

DELA hecht veel belang aan uw privacy en wenst (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen uw gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe DELA persoonsgegevens over u verwerkt. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die DELA verwerkt. Het kan gaan om persoonsgegevens van u als verzekeringnemer, verzekerde, begunstigde, verzekeringstussenpersoon, klant bij een DELA Uitvaartondernemer, bezoeker op onze websites, sollicitant, leverancier enz.

1.2 Wie is DELA?

DELA is dé uitvaartspecialist in België die actief is op het vlak van verzekeren en het verzorgen van uitvaarten.

Onder DELA wordt verstaan DELA Natura- en levensverzekeringen N.V. – Belgisch bijkantoor (ondernemingsnr. 0665.931.229) gelegen te Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen, bijkantoor van DELA Natura- en levensverzekeringen N.V., vennootschap naar Nederlands recht (KvK-nummer 17078393), gelegen te Oude Stadsgracht 1, 5611DD Eindhoven, NL, toegelaten voor Tak 21 levensverzekeringen onder codenummer 2864 (hierna “DELA Verzekeringen België”) én DELA Holding Belgium N.V. (hierna “DELA Holding Belgium”) gevestigd op de Noorderplaats 5, bus 2, 2000 Antwerpen (met ondernemingsnummer 0464.914.763).

1.3 Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer (zelfs het telefoonnummer van op het werk), polisnummer of inlogcode. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.

1.4 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

DELA Verzekeringen België is wat betreft verzekeren verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. DELA Holding Belgium is wat betreft verzorgen (uitvaart, crematie, repatriëring en nabestaandenzorg) verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat zij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepalen en dat zij verantwoordelijk zijn voor de naleving van de wettelijke vereisten.

ARTIKEL 2: WAT ZIJN UW RECHTEN MET BETREKKING TOT DE BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS ?

U heeft steeds het recht op inzage in uw persoonsgegevens, op verbetering, beperking of verwijdering ervan. Verder heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft tevens het recht op overdracht van uw persoonsgegevens. Wij zullen aan uw verzoek tegemoet komen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Wat betreft het gebruik van uw persoonsgegevens in het kader van direct marketing heeft u steeds het recht bezwaar te maken.

Indien u uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven (bijvoorbeeld wat betreft de verwerking van gezondheidsgegevens, direct marketing), heeft u eveneens het recht om deze in te trekken. De handelingen die DELA vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Tenslotte heeft u steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.privacycommission.be/nl - Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00).

Mocht u van één van deze rechten willen gebruik maken, laat het ons dan zo specifiek mogelijk weten. Bij het uitoefenen van uw rechten dient DELA uw identiteit te kunnen verifiëren om te vermijden dat iemand anders zich voor u voordoet. Daarom vragen we steeds een kopie van een geldig identiteitsbewijs op. U kan ons bereiken via e-mail ter attentie van privacy@dela.be of per post op volgend adres: DELA, tav Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen.

ARTIKEL 3: OP BASIS VAN WELKE REDENEN GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als aan één van onderstaande voorwaarden is voldaan.

3.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

Dit is bijvoorbeeld het geval:

• Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten;
• Om de verzekeringsovereenkomst uit te voeren;
• Om het saldo te kunnen uitkeren aan de begunstigde;
• Om te weten of er sociale of fiscale schulden zijn op de nalatenschap;
• Om het resterend kapitaal te kunnen uitkeren;
• Om de afkoopwaarde te kunnen uitkeren;
• Om uw domiciliëring in orde te brengen;
• Om uw polis af te kopen, dan wel stop te zetten;
• Voor het afhandelen van uw uitvaartdossier;
• Om de begraving of crematie te regelen;
• Om de repatriëringsovereenkomst uit te voeren;
• Om de overeenkomst wat betreft nabestaandenzorg uit te voeren;
• Om de overeenkomsten met leveranciers uit te voeren;
• Om diensten te leveren via platformen waaronder o.a. “Mijn Dela”, “Before you go”, “Safe in heaven”, “In gedachten”.

3.2 De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Het gaat bijvoorbeeld om onderstaande:

• De verzekeringswetgeving en de wetgeving over verzekeringsdistributie;
• De wettelijke verplichtingen uit de anti witwas wetgeving en in het kader van terrorisme bestrijding;
• Wetgeving omtrent boekhoudkundige verwerking van de verrichtingen;
• Wetgeving omtrent rapporteringsverplichtingen aan administratieve overheden;
• Wetgeving omtrent de beheersing van de risico’s;
• Regelgeving omtrent de behandeling van klachten;
• Wetgeving omtrent de rapportering aan de toezichthouders, waaronder de FSMA (Financial Services and Markets Authority), de NBB (Nationale Bank van België), de DNB (De Nederlandsche Bank) en de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• De fiscale wetgeving;
• Regelgeving omtrent de verplichting om vragen van de gerechtelijke overheden te beantwoorden (politie, parket, enz.);
• Wetgeving omtrent slapende fondsen;
• Decreet op de lijkbezorging.

3.3 De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

Zo worden onder andere uw persoonsgegevens verwerkt omwille van:

• Het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken;
• Het creëren van synergiën, efficiëntieverhoging of andere organisatorische of procesmatige voordelen;
• De uitoefening en de verdediging van de rechten van DELA bijvoorbeeld bij geschillen;
• Beheer van klanten en van groepen van klanten of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten (bijvoorbeeld particulieren, ondernemingen, zelfstandigen, …) en persoonsprofielen voor het beheer van klanten of voor het detecteren van behoeften van de klant;
• Verzorgen en verbeteren van de websites waaronder o.a. www.dela.be, www.ingedachten.be, www.safeinheaven.be, www.beforeyougo.be zodat DELA zoveel mogelijk van uw vragen met betrekking tot deze websites kan beantwoorden;
• Gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van activiteiten indien DELA haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert of overdraagt. Dit kan betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van DELA geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen;
• Bedrijfsbeveiliging (camerabeelden, en maatregelen in het kader van cyberriskdetectie en -bestrijding)
• Trainingsdoeleinden (opname telefoon en chat gesprekken);
• Het publiceren van de rouwbrief zowel online als in het uitvaartcentrum;
• Het opbouwen van een bestand van prospecten.

3.4 De verwerking is gebaseerd op uw toestemming

Bijvoorbeeld in het kader van:

• De verwerking van uw gezondheidsgegevens;
• Het vaststellen van uw klikgedrag op onze websites. Op basis van IP adres en klikgedrag wordt uw bezoek gekoppeld aan uw voorkeuren zodat u gerichte boodschappen ontvangt;
• Direct marketing, voor zover toestemming vereist is (bijvoorbeeld het aanbieden van niet gelijksoortige producten en/of diensten van DELA indien u klant bent of het aanbieden van enige product of dienst van DELA indien u nog geen klant bent);
• Het bijhouden van uw curriculum vitae en eventuele assessment. voor het aanleggen van een wervingsreserve.

ARTIKEL 4: WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

DELA verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doelen. DELA zal per doel alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens verwerken.

4.1 Omwille van welke doelen worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Het gaat om volgende doelen:

• Om u te kunnen identificeren, om contact met u te kunnen opnemen, om u te adviseren, om u informatie toe te sturen;
• Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een overeenkomst kan worden afgesloten
• Om diensten te verlenen die samenhangen met overlijden;
• Het vergroten van klantenbestand en het beheer van onze klantenrelaties;
• Het bestrijden van fraude;
• Om de toepasselijke wetgeving te kunnen naleven (zoals bijvoorbeeld in het kader van anti witwas, boekhouding en fiscale verplichtingen);
• Om de noodzakelijke controles te kunnen uitvoeren (onder andere in het kader van opsporing en voorkoming van fraude);
• Om klachten / complimenten te kunnen behandelen;
• Om het aanbod van DELA te laten afstemmen op de noden van haar klanten, kan DELA uw persoonsgegevens analyseren;
• Optimaliseren van onze websites;
• Kwaliteitsmonitoring, door onder andere telefoon- en chatgesprekken te bewaren;
• Om geleverde goederen of diensten te kunnen betalen.

4.2 Wat gebeurt er met telefoon- en chatgesprekken?

Zakelijke telefoon- en chatgesprekken kunnen door ons worden bewaard. Dit doen wij omwille van kwaliteitsmonitoring. Om onze dienstverlening en daarmee de kwaliteit van onze service te optimaliseren, doen wij aan kwaliteitsmonitoring. Ook kunnen wij hiermee aantonen dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de informatieverplichting die wij op grond van de privacyregelgeving tegenover u hebben. De gesprekken worden niet langer bewaard dan nodig is voor zorgvuldige naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Belangrijk om te weten:

• Als wij uw gesprek bewaren, dan vertellen wij u dit tijdens het gesprek;
• Wij gaan integer en zorgvuldig om met bewaarde gespreksbestanden;
• Wij gebruiken de gesprekken niet voor andere doelen dan de hierboven genoemde;
• De bestanden worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.

4.3 Op welke andere manier verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

DELA verwerkt soms publieke persoonsgegevens. Hieronder verstaan we persoonsgegevens die publiekelijk beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld publicaties in het Belgisch Staatsblad, persoonsgegevens die u zelf beschikbaar heeft gesteld op een openbare bron (social media).

DELA kan ook uw persoonsgegevens ontvangen via andere dan uzelf. Bijvoorbeeld doordat u als begunstigde bent opgenomen in een verzekeringsovereenkomst. Bijvoorbeeld door, in het kader van de ondersteuning van (direct) marketing acties, uw persoonsgegevens aan te kopen van bedrijven die zelf verantwoordelijk zijn voor de rechtmatige verzameling van uw persoonsgegevens.

ARTIKEL 5: HOE GAAN WE OM MET UW GEZONDHEIDSGEGEVENS?

DELA Verzekeringen België vraagt van u als kandidaat-verzekerde een aantal gezondheidsgegevens. Voor de verwerking van uw gezondheidsgegevens hebben wij uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

5.1 Waarom vragen we uw gezondheidsgegevens op?

Wij vragen uw gezondheidsgegevens op in het kader van de beoordeling, het afsluiten en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. Uw gezondheidsgegevens worden verwerkt voor de beoordeling of en onder welke voorwaarden de verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten, voor de bepaling van het te verzekeren risico (bepaling hoogte premiebepaling, eventuele wachttijd, alternatief voorstel), voor de uitkering van het verzekerd kapitaal bij overlijden, om bij overlijden na te gaan of uw gezondheidstoestand op het moment van het aangaan van de verzekeringsovereenkomst naar waarheid werd meegedeeld en voor het behandelen van mogelijke geschillen.

5.2 Wie ontvangt uw gezondheidsgegevens nog?

Uitsluitend de personen binnen DELA die belast zijn met het proces met betrekking tot uw gezondheidsgegevens ontvangen uw gezondheidsgegevens. Daarnaast worden uw gezondheidsgegevens uitsluitend verstrekt aan de raadgevende geneesheren, de persoon die in het kader van een geschil kennis dient te nemen van uw gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld een advocaat), andere personen die noodzakelijk over uw gezondheidsgegevens moeten kunnen beschikken.

5.3 Toestemming en het intrekken ervan

Voor de verwerking van uw gezondheidsgegevens hebben wij uw uitdrukkelijke toestemming nodig. U heeft als Verzekerde het recht om uw uitdrukkelijke toestemming in te trekken. Dit zou mogelijk een impact kunnen hebben op de verdere uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en kan er bijvoorbeeld toe leiden dat uw deel van de verzekeringsovereenkomst afgekocht dient te worden. De handelingen die DELA vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Intrekking van uw toestemming kan door een schriftelijke, gehandtekende en gedateerde melding via e-mail (privacy@dela.be) of per post (DELA ter attentie van de Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen), vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart ter identificatie.

ARTIKEL 6: OP WELKE WIJZE BESCHERMT DELA UW PERSOONSGEGEVENS?

DELA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

DELA heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke en elektronische maatregelen getroffen.

ARTIKEL 7: WIE ONTVANGT UW PERSOONSGEGEVENS NOG?

7.1 Doorgifte binnen de DELA Groep

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven binnen alle juridische entiteiten die direct of indirect gecontroleerd worden door de Nederlandse vennootschap Coöperatie DELA (met maatschappelijke zetel te Oude Stadsgracht 1, 5611DD Eindhoven, Nederland). Al deze juridische entiteiten hierna tezamen genoemd “DELA Groep”.

Deze doorgifte kan kaderen in de uitvoering van de met u afgesloten overeenkomst of waarbij u noodzakelijk bent betrokken of het gerechtvaardigde belang van de DELA Groep. Uw persoonsgegevens kunnen voor (direct-)marketingdoeleinden worden uitgewisseld binnen de DELA Groep, ook met de vennootschappen waarmee u nog geen contacten of contractuele relatie heeft opgebouwd. Zoals hierboven reeds vermeld heeft u uiteraard het recht om daartegen bezwaar aan te tekenen.

7.2 Doorgifte buiten de DELA Groep

In drie situaties delen wij uw persoonsgegevens met andere organisaties;

• indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben afgesloten of waarbij u noodzakelijk bent betrokken;
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale verplichtingen);
• wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben.

Uw persoonsgegevens (hierin begrepen uw gezondheidsgegevens) zullen niet worden doorgegeven aan enige ontvanger die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Wij denken hier bijvoorbeeld aan een repatriëring vanbuiten de EER naar België of omgekeerd. In dit geval zorgt DELA voor passende waarborgen.

7.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw persoonsgegevens (hierin begrepen uw gezondheidsgegevens) zullen niet worden doorgegeven aan enige ontvanger die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. In dit geval zorgt DELA voor passende waarborgen (zoals o.a. het anonimiseren van de persoonsgegevens) en wordt er met de betreffende partner een modelcontract getekend van de Europese Commissie waardoor deze gehouden wordt aan de strenge eisen die door Europa opgelegd worden. Enkel onder die strikte voorwaarden zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden.

7.4 DELA verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel aan derden

DELA zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze Privacyverklaring of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

ARTIKEL 8: HOELANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

DELA bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist, onder meer in het licht van de wettelijke verjaringstermijnen (bepaalde vorderingen uit levensverzekeringen verjaren slechts na 30 jaar).

ARTIKEL 9: Contactgegevens DELA en overige informatie

U kunt uw schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:

DELA
T.a.v. de Data Protection Officer
Noorderplaats 5 bus 2
2000 Antwerpen
Of via e-mail ter attentie van privacy@dela.be

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.privacycommission.be/nl).

ARTIKEL 10: WIJZIGINGEN

DELA kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.dela.be/nl/juridische-informatie/privacyverklaring. Als u meer informatie wenst over privacy in het algemeen kan u terecht op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.privacycommission.be/nl).

Copyright 04-2018, DELA