Déclaration relative à la vie privée

ARTICLE 1er - GÉNÉRALITÉS

1.1 DELA respecte votre vie privée

DELA attache beaucoup d'importance à votre vie privée et souhaite traiter vos données à caractère personnel de manière légale, honnête et transparente. Nous manipulons vos données en parfaite conformité avec la législation et la réglementation en vigueur, et notamment avec le Règlement général sur la protection des données. La présente déclaration relative à la vie privée expose la manière dont DELA traite les données à caractère personnel qui vous concernent. Elle s'applique à toutes les données personnelles traitées par DELA. Il peut s'agir de données à caractère personnel qui vous concernent en tant que preneur d'assurance, mais aussi en tant qu’assuré, bénéficiaire, intermédiaire d'assurances, client d'une entreprise de pompes funèbres DELA, visiteur de nos sites web, candidat à une offre d'emploi, fournisseur, etc.

1.2 Qui est DELA ?

DELA est spécialiste par excellence des obsèques en Belgique dans le domaine de l'assurance et de l'organisation de funérailles.

Par DELA, on entend DELA Natura- en levensverzekeringen N.V. – succursale belge (n° d’entreprise 0665.931.229), sise à Noorderplaats 5 boîte 2, 2000 Anvers, succursale de DELA Natura- en levensverzekeringen N.V., société de droit néerlandais (n° KvK 17078393), sise à Oude Stadsgracht 1, 5611DD Eindhoven, Pays-Bas, agréée pour la Branche 21 assurances-vie sous le n° de code 2864 (ci-après « DELA Assurances Belgique »), ainsi que DELA Holding Belgium N.V. (ci-après « DELA Holding Belgium »), sise à Noorderplaats 5 boîte 2, 2000 Anvers (n° d'entreprise 0464.914.763).

1.3 Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel et qu'entend-on par traitement de données à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s'agir du nom et des coordonnées de cette personne, de sa date de naissance, d'une photo et de toute autre information qui est ou peut être reliée à cette personne physique, par exemple une adresse électronique, un numéro de téléphone (y compris le numéro de téléphone professionnel), un numéro de police ou un code de connexion.

Par traitement des données à caractère personnel, on entend toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel. Ces opérations sont très variées et se rapportent notamment à la collecte, à la conservation, à l'utilisation, à la modification et à la communication de ces données, jusqu'à leur destruction.

1.4 Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

DELA Assurances Belgique est responsable du traitement de vos données à caractère personnel sur le plan des assurances. DELA Holding Belgium est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le domaine de l'organisation (obsèques, crémation, rapatriement et soutien aux survivants). Cela implique que ces sociétés définissent elles-mêmes les objectifs et les moyens mis en œuvre pour le traitement et qu'elles sont responsables du respect des dispositions légales.

ARTICLE 2 : QUELS SONT VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Vous avez toujours le droit de consulter, corriger, limiter ou supprimer vos données à caractère personnel. Vous avez également le droit de contester le traitement de ces données, et de les transférer à tout moment. Nous répondrons à votre requête, à condition qu'elle soit fondée et raisonnable.

Vous pouvez vous opposer à toute utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

Si vous avez donné votre autorisation explicite (quant au traitement de vos données médicales, à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct, etc.), vous avez également le droit de la retirer. Les mesures prises par DELA avant le retrait de votre autorisation resteront valables.

Enfin, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (voir www.privacycommission.be - rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles - +32 (0)2 274 48 00).

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous prions de nous signaler votre demande avec un maximum de précisions. DELA doit, en effet, pouvoir vous identifier afin d'être certaine qu'il s'agit bien de vous et non d'une tierce personne essayant de se faire passer pour vous. C'est la raison pour laquelle nous demanderons toujours une copie d'une pièce d'identité valide. Nous sommes joignables par e-mail à l'adresse privacy@dela.be ou par courrier à l'adresse suivante : DELA, à l'att. du Data Protection Officer, Noorderplaats 5 boîte 2, 2000 Anvers.

ARTICLE 3 : POUR QUELS MOTIFS UTILISONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous traitons uniquement vos données personnelles si l'une des conditions suivantes est remplie.

3.1 Le traitement est nécessaire à la réalisation d'un contrat

Ainsi, DELA utilise notamment vos données :

  • pour évaluer si et à quelles conditions un contrat d'assurances peut être souscrit ;
  • pour exécuter le contrat d'assurances ;
  • pour pouvoir verser le solde au bénéficiaire ;
  • pour savoir si des dettes sociales ou fiscales grèvent la succession ;
  • pour pouvoir verser le capital restant ;
  • pour pouvoir payer la valeur de rachat ;
  • pour pouvoir régler votre domiciliation ;
  • pour racheter ou résilier votre police ;
  • pour clôturer votre dossier d'obsèques ;
  • pour régler l'inhumation ou la crémation ;
  • pour exécuter le contrat de rapatriement ;
  • pour exécuter le contrat relatif au soutien aux survivants ;
  • pour exécuter les contrats conclus avec les fournisseurs ;
  • pour fournir des services via des plateformes telles que « MaDELA », « Before you go », « Safe in heaven » et « Dans nos pensées ».

3.2 Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales

Il s’agit notamment des lois et réglementations suivantes :

  • la législation sur les assurances et celle relative à la distribution des assurances ;
  • les obligations légales dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et contre le terrorisme ;
  • la législation relative au traitement comptable des opérations ;
  • la législation relative aux obligations de rapport aux autorités administratives ;
  • la législation relative à la gestion des risques ;
  • la législation relative au traitement des réclamations ;
  • la législation relative aux obligations de rapport aux autorités de contrôle, notamment à la FSMA (Financial Services and Markets Authority), à la BNB (Banque nationale de Belgique), à la DNB (Banque néerlandaise) et à l'Autorité de protection des données ;
  • la législation fiscale ;
  • la réglementation relative à l'obligation de répondre aux demandes des autorités judiciaires (police, parquet, etc.) ;
  • la législation relative aux fonds dormants ;
  • le décret portant sur les sépultures.

3.3 Le traitement est nécessaire à la sauvegarde de nos intérêts légitimes

Vos données à caractère personnel sont notamment traitées afin de :

  • réaliser des études, des statistiques et des modèles (de risque, marketing et autres) ;
  • créer des synergies, des gains d'efficacité et d'autres avantages organisationnels ou fondés sur des processus ;
  • permettre l'exercice et la défense des droits de DELA, par exemple en cas de litiges ;
  • assurer ou contribuer à la gestion des clients et de groupes de clients, en ce compris la création de segments (par ex. particuliers, entreprises, indépendants...) et de profils de personnes pour la gestion de clients ou pour la détection des besoins du client ;
  • assurer la gestion et l'amélioration des sites web, notamment de www.dela.be, www.dansnospensees.be et www.safeinheaven.be, www.beforeyougo.be afin que DELA puisse répondre au mieux à vos questions concernant ces sites web ;
  • permettre la réorganisation ou la cession totale ou partielle d'activités dès lors que DELA réorganise ou cède ses activités commerciales. Dans ce cas, vos données sont susceptibles d'être cédées à de nouvelles entités ou à des tiers exerçant partiellement ou intégralement les activités commerciales de DELA ;
  • assurer la sécurité de l'entreprise (enregistrements de caméras et autres mesures dans le cadre de la détection des risques cybernétiques et de la lutte contre ceux-ci) ;
  • réaliser des enregistrements à des fins de formation (enregistrements d'entretiens par chat et par téléphone) ;
  • publier le faire-part de décès tant en ligne qu'au funérarium ;
  • mettre en place un fichier de prospects.

3.4 Le traitement repose sur votre autorisation

Notamment dans les cadres suivants :

  • le traitement de vos données médicales ;
  • l'analyse de votre comportement de navigation sur nos sites web. Nous utilisons votre adresse IP et votre comportement de navigation pour établir un lien entre votre visite et vos préférences et pour vous envoyer, ainsi, des messages ciblés ;
  • le marketing direct, pour autant que votre autorisation soit requise (par exemple la fourniture de produits et/ou de services non similaires de DELA si vous êtes déjà client ou la fourniture d'un produit ou service unique de DELA si vous n'êtes pas encore client) ;
  • l’enregistrement de votre C.V. et de votre évaluation éventuelle pour la création d'une réserve de recrutement.

ARTICLE 4 : POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

DELA collecte et traite vos données à caractère personnel en vue de divers objectifs. DELA traitera exclusivement les données pertinentes en fonction de l'objectif poursuivi.

4.1 À quelles fins vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Vos données sont traitées aux fins suivantes :

  • pour pouvoir vous identifier, vous contacter, vous conseiller et vous envoyer des informations ;
  • pour évaluer si et à quelles conditions un contrat peut être conclu ;
  • pour fournir des services relatifs aux décès ;
  • pour étoffer la base de données de notre clientèle et gérer nos relations avec nos clients ;
  • pour lutter contre la fraude ;
  • pour pouvoir respecter la législation en vigueur (notamment les obligations comptables, les obligations fiscales et les obligations en matière de lutte contre le blanchiment) ;
  • pour pouvoir effectuer les contrôles nécessaires (notamment dans le cadre de la détection et de la prévention de la fraude) ;
  • pour pouvoir traiter les réclamations/les compliments ;
  • pour aligner l'offre de DELA sur les besoins de ses clients, ce qui implique que DELA est susceptible d'analyser vos données à caractère personnel ;
  • pour optimiser nos sites web ;
  • pour le suivi de la qualité, notamment en enregistrant les entretiens par chat et par téléphone ;
  • pour pouvoir payer les biens ou les services fournis.

4.2 Que faisons-nous des entretiens par chat et par téléphone ?

Dans le cadre de notre démarche qualité, nous sommes susceptibles d'enregistrer les conversations professionnelles par chat et par téléphone. Nous réalisons en effet un suivi ciblé afin d'optimiser la prestation et la qualité de nos services. Cette démarche nous permet aussi de prouver que nous respectons la législation et la réglementation en vigueur, notamment l'obligation d'information que nous avons à votre égard en vertu du règlement sur la protection des données. Ces entretiens ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire pour garantir le respect rigoureux de la réglementation et de la législation. Passé ce délai, ils seront détruits.

Important à savoir :

  • nous vous avertirons durant notre conversation de tout enregistrement de vos propos ;
  • nous traitons les fichiers audio conservés avec précaution et intégrité
  • nous n'utilisons pas les enregistrements à d'autres fins que celles susmentionnées ;
  • les fichiers ne sont pas fournis à des tiers, à moins que DELA y soit obligée en vertu de la législation et de la réglementation.

4.3 Par quels autres biais obtenons-nous vos données à caractère personnel ?

DELA traite parfois des données personnelles publiques, c’est-à-dire des données à caractère personnel qui sont disponibles publiquement. Il s'agit par exemple de publications au Moniteur belge, de données à caractère personnel que vous avez vous-même mises à disposition via une source publique (réseaux sociaux), etc. DELA peut également recevoir vos données à caractère personnel d'une personne ou instance autre que vous-même. C'est notamment le cas lorsque vous figurez comme bénéficiaire dans un contrat d'assurances. Dans le cadre de nos actions de marketing (direct), nous pouvons aussi acheter vos données à des entreprises responsables de la collecte légale de vos données personnelles.

ARTICLE 5 : COMMENT GÉRONS-NOUS VOS DONNÉES MÉDICALES ?

En votre qualité de candidat-assuré, DELA Assurances Belgique vous demandera de fournir un certain nombre de données médicales. Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de ces données.

5.1 Pourquoi demandons-nous vos données médicales ?

Nous demandons vos données médicales dans le cadre de l'évaluation, de la conclusion et de l'exécution du contrat d'assurances. Vos données médicales sont traitées afin d'évaluer si et à quelles conditions le contrat d'assurances peut être souscrit, afin de déterminer le risque à assurer (définition du montant de la prime, éventuel délai de carence, proposition alternative), afin de verser le capital assuré en cas de décès, afin de vérifier à votre décès si l'état de santé renseigné au moment de la conclusion du contrat d'assurances était véridique et afin de régler d'éventuels litiges.

5.2 Qui d'autre a accès à vos données médicales ?

Seules les personnes qui, au sein de DELA, sont en charge du processus relatif à vos données médicales ont accès à ces données. Outre cela, vos données médicales sont fournies exclusivement aux médecins-conseils, aux personnes qui doivent prendre connaissance de ces données dans le cadre d'un litige (un avocat par exemple) et aux autres personnes qui doivent nécessairement avoir accès à vos données médicales.

5.3 Autorisation et retrait d'autorisation

Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de vos données médicales. En tant qu'assuré, vous avez le droit de retirer votre autorisation explicite. Ce retrait peut avoir des répercussions sur l'exécution du contrat d'assurances, avec pour éventuelle conséquence le nécessaire rachat de votre part du contrat. Les actions entreprises par DELA avant le retrait de votre autorisation resteront valables.

Vous pouvez retirer votre autorisation en nous adressant une notification écrite, dûment signée et datée, par e-mail (privacy@dela.be) ou par courrier postal (DELA, à l'attention du Data Protection Officer, Noorderplaats 5 boîte 2 à 2000 Anvers), accompagnée d'une copie de votre carte d'identité à titre d'identification.

ARTICLE 6 : COMMENT DELA PROTÈGE-T-ELLE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

DELA a pris des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou contre toute forme de traitement illégal.

DELA a défini une politique de sécurité de l’information et a pris des mesures électroniques et physiques en conséquence.

ARTICLE 7 : QUI D'AUTRE REÇOIT VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

7.1 Transmission au sein du Groupe DELA

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à toutes les entités juridiques qui sont contrôlées, de façon directe ou indirecte, par la société néerlandaise « Coöperatie DELA » (dont le siège social est établi à Oude Stadsgracht 1, 5611DD Eindhoven, Pays-Bas). Toutes ces entités juridiques sont dénommées ci-après conjointement le « Groupe DELA ».

Cet échange peut s'inscrire dans le cadre de l'exécution du contrat conclu avec vous ou dans lequel vous êtes nécessairement impliqué(e) ou dans le cadre de l'intérêt légitime du Groupe DELA.

Vos données à caractère personnel peuvent être échangées à des fins de marketing (direct) au sein du Groupe DELA, y compris avec les sociétés avec lesquelles vous n'avez pas encore établi de contacts ou de relation contractuelle. Comme mentionné ci-dessus, vous avez évidemment le droit de contester la transmission de vos données.

7.2 Transmission en dehors du Groupe DELA

Nous partageons vos données à caractère personnel avec d'autres organisations dans trois situations :

  • si cela s'avère nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous ou dans lequel vous êtes nécessairement impliqué(e) ;
  • pour satisfaire à nos obligations légales (sur le plan fiscal par exemple) ;
  • si nous avons un intérêt légitime à partager ces données.

Vos données à caractère personnel (y compris vos données médicales) ne seront transmises à aucun destinataire en dehors de l'Espace économique européen, sauf si cela s'avère nécessaire pour l'exécution du contrat, par exemple dans le cadre d'un rapatriement d'un pays situé en dehors de l'EEE vers la Belgique ou vice-versa. Dans ce cas, DELA prévoit des garanties appropriées.

7.3 DELA ne vend ni n'exploite vos données personnelles à des fins commerciales par le biais de tiers

DELA ne vendra, ni ne louera, ni ne distribuera vos données à caractère personnel, ni ne les mettra commercialement à la disposition de tiers de manière différente que celles décrites dans la présente déclaration relative à la vie privée ou à moins d'avoir obtenu votre autorisation préalable.

ARTICLE 8 : PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

DELA ne conservera pas vos données à caractère personnel plus longtemps que la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées et, dans tous les cas, aussi longtemps que la réglementation spécifique l’exige, notamment eu égard aux délais de prescription légaux (certaines actions des assurances-vie sont prescrites pendant 30 ans).

ARTICLE 9 : COORDONNÉES DE DELA ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Nous vous invitons à adresser vos requêtes ou questions relatives à la protection de la vie privée à l'adresse suivante :

DELA
À l'att. du Data Protection Officer
Noorderplaats 5 boîte 2
2000 Anvers
Ou par e-mail à l'adresse privacy@dela.be.

Vous avez également le droit de déposer une plainte concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel auprès de l'Autorité de protection des données (www.privacycommission.be/fr).

ARTICLE 10 : MODIFICATIONS

DELA est en droit de modifier la présente déclaration relative à la vie privée. La version la plus récente est consultable à tout moment en suivant ce lien : https://www.dela.be/fr/mentions-legales/declaration-vie-privee. Si vous souhaitez plus d'informations sur la protection de la vie privée en général, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité belge de protection des données (voir www.privacycommission.be/fr).

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